Was sind E-Mails? Sind es digitale Briefe oder geschriebene Gespräche. Sie können beides sein, deswegen müssen Sie entscheiden, ob Sie ein formelles Schreiben aufsetzen oder eine Mitteilung schreiben. Je formeller der Rahmen, je unbekannter der Adressat, desto formeller sollte die Anrede sein. Aber Achtung: Schießen Sie nicht über das Ziel hinaus.
Ist, „Sehr geehrte Damen und Herren“ noch zeitgemäß?
Sehr geehrte Damen und Herren geht immer – sollten Sie aber nochmal überdenken. Denn diese Anrede ist sehr förmlich, sie wirkt distanziert, sehr unnahbar und lädt nicht zum Weiterlesen ein. Sie kennen den/die Empfänger nicht? Dann können Sie bei der formellen Anrede bleiben:
- „Sehr geehrte Damen und Herren,"
- „Sehr geehrte Frau Müller-Lüdenscheid,“
- „Sehr geehrter Herr Müller-Lüdenscheid,“
Diese steife Anrede mögen nur wenige, deswegen empfehle ich Ihnen eine weniger formelle und dabei immer noch korrekte Anrede:
Es geht auch: Guten Tag
- „Guten Tag, meine Damen und Herren,“
- „Guten Tag Frau …,“
- „Guten Tag Herr …,“
Wenn Ihnen der Adressat bekannt ist, sollten Sie die sehr formelle Ansprache nicht mehr nutzen, außer Sie agieren in einem äußerst konservativen Umfeld.
Liebe und hallo
Was ist mit dem allgegenwärtigen Hallo?
„Hallo Frau Müller-Lüdenscheid…,“
Mails innerhalb des Kollegenkreises und im Geschäftsleben, wo Sie schon einen guten, vielleicht sogar persönlichen Kontakt haben, können Sie das gerne verwenden. Das Gleiche gilt für:
„Lieber Herr Müller-Lüdenscheid,“
Und was ist mit Moin und Grüzi?
Wenn diese Formulierungen zu Ihrer Region gehören, dann können Sie es genauso verwenden wie das Hallo. Doch ein Grüzi in Norddeutschland wirkt genauso unpassend wie ein Moin im Süden des Landes. Sind Sie zugereist, dann sollten Sie die regionalen Formulierungen nicht nutzen, das wirkt auf viele Einheimische anmaßend.
Darauf sollten Sie verzichten
“Hi, Frau Müller-Lüdenscheid,“ ist im beruflichen Umfeld genauso unpassend wie Anreden aus dem
vorletzten Jahrhundert:
- „Werte Frau Müller-Lüdenscheid,“
- „Verehrter Herr Müller-Lüdenscheid,“
Allzu flapsige Anreden verwenden Sie am besten nur im privaten Umfeld oder Sie sind in einer ganz hippen Branche tätig.
„Wehrte" und „Verehrte" sollten Sie streichen.
In welcher Reihenfolge benenne ich meine Ansprechpartner?
Versuchen Sie immer den Namen Ihrer Ansprechpartner zu nennen. Dabei gilt ‚Ladies first‘, außer es gilt Hierarchien zu beachten. Der Ranghöchste wird zuerst genannt, danach der Folgende, der Nachfolgende …. Sobald Sie auf einer Ebene angekommen sind, wo z.B. mehrere Mitarbeiter abgesprochen werden, dann gilt wieder ‚Ladies first‘.
Beispiel:
Geschäftsführung
Abteilungsleitung
Mitarbeiterin
Mitarbeiter
Die Anrede richtet sich hier nach dem Ranghöchsten. Sie würden alle Mitarbeiter und Abteilungsebenen mit „Liebe …“ anschreiben, aber mit der Geschäftsführung haben Sie bisher noch nicht korrespondiert? Dann empfehle ich alle mit „Guten Tag, …“ anzuschreiben.
Und wie ende ich am Besten?
„Mit freundlichen Grüßen“ nimmt kaum noch jemand ernst. Es ist eine Standardformulierung, die keinen persönlichen Eindruck hinterlässt. Verabschieden Sie sich so, wie Sie begrüßt haben.
Verwenden Sie eine adressatenorientierte Verabschiedung:
„Mit freundlichen Grüßen nach …“ ist eine formell korrekte Verabschiedung mit einem persönlichen Bezug. Sie können auch:
„Viele Grüße in den Norden“ oder „Freundliche Grüße ins Elbsandsteingebirge“ nutzen, um dem Leser zu zeigen, dass Sie sich Gedanken gemacht haben. Auch eine vertraulichere Verabschiedung ist möglich, aber nur, wenn Sie mit dem Empfänger auf guter, oder sogar freundschaftlicher Ebene kommunizieren:
- „Sonnige Grüße ins Home-Office“
- „Herzliche Grüße in das hoffentlich sonnige Frankenland“
- „Es grüßt Sie herzlichst“,
sind Formulierungen, die den Leser ansprechen.
Je näher Sie dem Leser stehen, desto vertraulicher darf die Verabschiedung sein. Verabschieden Sie mehrere Personen am besten mit „Mit freundlichen Grüßen nach …“.
Mit den besten Wünschen,
Sabine Lansing
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